فروش چند کالا در قالب یک مجموعه، یکی از روشهای رایج در بسیاری از کسبوکارهاست. فروشگاهها، شرکتهای بازرگانی و مجموعههایی که محصولات مختلف را بهصورت ترکیبی عرضه میکنند، معمولاً از این روش استفاده میکنند.
اگر کاربر برای هر فاکتور تمام اقلام یک مجموعه را جداگانه انتخاب کند، زمان بیشتری برای ثبت فروش صرف میشود و احتمال خطا افزایش پیدا میکند.
نرم افزار سپیدار با قابلیت بسته محصول، ثبت این نوع فروش را سادهتر میکند. در این مقاله نحوه تعریف بسته محصول در سپیدار، افزودن کالاها، استفاده از آن در فاکتور فروش و نکات مهم مدیریت این قابلیت را بررسی میکنیم.
بسته محصول در سپیدار چیست؟
مجموعهای از چند کالاست که کسبوکار آنها را با تعداد مشخص و ترکیب مشخص برای فروش انتخاب میکند.
برای مثال، یک فروشگاه میتواند یک پک هدیه شامل موارد زیر آماده کند:
- ۱ عدد محصول A
- ۲ عدد محصول B
- ۱ عدد محصول C
در حالت عادی، کاربر باید هر سه کالا را هنگام ثبت فاکتور جداگانه انتخاب کند. اما با تعریف این ترکیب، کاربر میتواند مجموعه موردنظر را سریعتر در فرآیند فروش انتخاب کند.
این قابلیت بیشتر برای کالاهایی کاربرد دارد که مشتریان معمولاً آنها را با ترکیب و تعداد مشخص خریداری میکنند.
کاربرد آن
این قابلیت میتواند سرعت ثبت فروش را افزایش دهد و عملیات تکراری را کاهش دهد.
فروش چند کالا بهصورت ترکیبی
اگر مشتریان معمولاً چند کالای مشخص را همزمان خریداری میکنند، میتوانید ترکیب آنها را در سپیدار ثبت کنید.
برای مثال، فروشنده لوازم دیجیتال میتواند لپتاپ، کیف و ماوس را در یک ترکیب قرار دهد و هنگام فروش از همان ترکیب استفاده کند.
ارائه پکهای مناسبتی
فروشگاهها میتوانند برای مناسبتهایی مانند نوروز، شب یلدا یا فروشهای ویژه، چند محصول را در قالب یک پک عرضه کنند.
این روش برای فروش محصولات مکمل و پیشنهادهای مناسبتی نیز کاربرد دارد.
افزایش سرعت صدور فاکتور
وقتی ترکیب کالاها را یک بار مشخص کنید، کاربر دیگر لازم نیست در هر فاکتور تمام اقلام را از ابتدا جستوجو کند.
این موضوع در کسبوکارهایی که روزانه تعداد زیادی فاکتور مشابه صادر میکنند، اهمیت بیشتری دارد.
کاهش خطا هنگام ثبت فروش
ثبت دستی چند قلم کالا میتواند باعث شود کاربر یک کالا را فراموش کند یا تعداد اشتباهی وارد کند.
استفاده از ترکیبهای از پیش تعریفشده، احتمال این خطاها را کاهش میدهد.
پیشنیاز تعریف
برای استفاده از این قابلیت، ابتدا فعال بودن امکانات مربوط به فروش پیشرفته را در نرم افزار خود بررسی کنید.
اگر گزینه «بسته محصول جدید» را در منوی سپیدار نمیبینید، وضعیت زیرسیستمهای فعال و سطح دسترسی کاربر را بررسی کنید.
همچنین قبل از شروع کار، اطلاعات کالاهای موردنظر را کنترل کنید. نام کالا، واحد سنجش و سایر اطلاعات مرتبط باید در سیستم درست باشند.
آموزش گام به گام تعریف بسته محصول
برای تعریف بسته محصول در نرم افزار سپیدار، مراحل زیر را دنبال کنید.
مرحله اول: ورود به بخش مشتریان و فروش
ابتدا وارد سیستم «مشتریان و فروش» شوید.
سپس از منوی «عملیات»، گزینه «بسته محصول جدید» را انتخاب کنید.
مسیر دسترسی:
مشتریان و فروش ← عملیات ← بسته محصول جدید
مرحله دوم: وارد کردن عنوان
پس از باز شدن فرم، عنوان موردنظر را وارد کنید.
نامی انتخاب کنید که محتوای مجموعه را بهوضوح نشان دهد.
برای مثال:
- پک هدیه سازمانی
- ویژه نوروز
- پک محصولات بهداشتی
- بسته تبلیغاتی تابستان
- فروش ویژه
اگر تعداد ترکیبها در سیستم زیاد است، نامگذاری دقیق پیدا کردن مورد مناسب را آسانتر میکند.
مرحله سوم: اضافه کردن کالاها
در قسمت اقلام، یک ردیف جدید ایجاد کنید.
سپس کالا را با استفاده از کد کالا یا فهرست کالاها انتخاب کنید.
برای هر کالا، تعداد موردنیاز را وارد کنید.
برای مثال:
- محصول A: ۱ عدد
- محصول B: ۲ عدد
- محصول C: ۱ عدد
تکمیل اطلاعات و ذخیره بسته محصول
مرحله چهارم: تعیین تعداد کالا
تعداد هر کالا را مطابق ترکیب واقعی وارد کنید.
برای مثال، اگر هر مجموعه سه عدد از یک محصول دارد، مقدار آن محصول را برابر با ۳ قرار دهید.
قبل از ذخیره اطلاعات، تعداد تمام اقلام را دوباره بررسی کنید.
مرحله پنجم: بررسی واحد کالا
اگر برای یک کالا چند واحد سنجش تعریف کردهاید، واحد و مقدار آن را بررسی کنید.
برای مثال، ممکن است یک کالا را با واحد اصلی «عدد» و واحد فرعی «کارتن» مدیریت کنید.
در چنین شرایطی، نسبت تبدیل واحدها باید در اطلاعات کالا درست باشد.
بنابراین قبل از ایجاد ترکیب، اطلاعات کالا و واحدهای آن را کنترل کنید.
اگر هنوز اطلاعات کالاها را در سپیدار تکمیل نکردهاید، بهتر است ابتدا آموزش تعریف کالا و خدمت در سپیدار را مطالعه کنید.
مرحله ششم: بررسی کالاهای ردیابیدار
اگر یکی از کالاها شماره سریال، بچ یا اطلاعات ردیابی مشابه دارد، تنظیمات مربوط به آن را بررسی کنید.
این موضوع برای کسبوکارهایی که کالاهای ردیابیدار میفروشند اهمیت بیشتری دارد.
برای آشنایی بیشتر با مدیریت موجودی و کالاهای ردیابیدار، میتوانید آموزش نرم افزار انبارداری سپیدار را نیز مطالعه کنید.
مرحله هفتم: ذخیره اطلاعات
پس از اضافه کردن کالاها، تعداد و اطلاعات آنها را بررسی کنید.
سپس اطلاعات را ذخیره کنید.
اکنون میتوانید از ترکیب ایجادشده در فرآیند فروش استفاده کنید.
چگونه بسته محصول را در فاکتور فروش سپیدار ثبت کنیم؟
پس از تعریف ترکیب موردنظر، میتوانید هنگام ثبت فاکتور فروش از آن استفاده کنید.
مراحل کار:
- وارد فرم فاکتور فروش شوید.
- گزینه مربوط به انتخاب بسته محصول را انتخاب کنید.
- مورد موردنظر را از فهرست پیدا کنید.
- تعداد موردنیاز را وارد کنید.
- گزینه «تأیید» را بزنید.
- اطلاعات فاکتور را بررسی کنید.
- ثبت فروش را ادامه دهید.
با این روش، کاربر نیازی ندارد تمام کالاهای یک ترکیب ثابت را در هر فاکتور بهصورت دستی وارد کند.
اگر با فرآیند کلی ثبت فروش در سپیدار آشنا نیستید، مقاله ثبت فروش در نرم افزار سپیدار را مطالعه کنید.
آیا بسته محصول در پیش فاکتور سپیدار قابل استفاده است؟
این قابلیت در فرآیند پیشفاکتور نیز کاربرد دارد.
برای مثال، اگر شرکت ابتدا برای مشتری پیشفاکتور صادر کند و بعد فروش را نهایی کند، کاربر میتواند ترکیب موردنظر را در زمان ثبت پیشفاکتور انتخاب کند.
این روش زمان ثبت اطلاعات را کاهش میدهد و عملیات تکراری را کمتر میکند.
اگر موجودی یکی از کالاها کافی نباشد چه اتفاقی میافتد؟
قبل از فروش تعداد زیادی از یک ترکیب، موجودی تمام کالاهای آن را بررسی کنید.
فرض کنید یک ترکیب از سه کالا تشکیل شده است، اما موجودی یکی از آنها برای فروش کافی نیست. در این شرایط، تنظیمات سیستم و کنترل موجودی میتواند روی ادامه فرآیند فروش اثر بگذارد.
به همین دلیل، قبل از ثبت فروشهای حجیم، موجودی اقلام را کنترل کنید.
چگونه بسته محصول را ویرایش یا حذف کنیم؟
برای مدیریت موارد ثبتشده، از فهرست بستههای محصول استفاده کنید.
مسیر دسترسی:
مشتریان و فروش ← فهرست ← بستههای محصول
مورد موردنظر را از فهرست انتخاب کنید و سپس عملیات ویرایش یا حذف را انجام دهید.
قبل از تغییر یا حذف اطلاعات، سوابق فروش مرتبط را بررسی کنید؛ مخصوصاً اگر قبلاً از آن مورد در اسناد فروش استفاده کردهاید.
تفاوت بسته محصول با یک کالای معمولی چیست؟
این دو مفهوم با یکدیگر تفاوت دارند.
وقتی یک کالای جدید ایجاد میکنید، آن کالا بهعنوان یک قلم مستقل در سیستم ثبت میشود.
اما بسته محصول چند کالای موجود را با یک ترکیب مشخص کنار هم قرار میدهد تا کاربر بتواند هنگام فروش سریعتر آنها را انتخاب کند.
برای مثال:
کالای معمولی:
لپتاپ مدل X
ترکیب فروش:
لپتاپ + کیف + ماوس
در این مثال، لپتاپ، کیف و ماوس همچنان کالاهای مستقل هستند و ترکیب فقط نحوه استفاده از آنها در فروش را سادهتر میکند.
این ویژگی برای چه کسبوکارهایی مناسب است؟
این قابلیت برای کسبوکارهایی که فروش ترکیبی دارند، کاربرد بیشتری دارد؛ از جمله:
- شرکتهای پخش و بازرگانی
- فروشگاههای کالاهای مصرفی
- فروشندگان محصولات آرایشی و بهداشتی
- فروشندگان لوازم دیجیتال
- کسبوکارهای دارای پک هدیه
- شرکتهای دارای فروش مناسبتی
- مجموعههایی که محصولات مکمل را کنار یکدیگر عرضه میکنند
نکات مهم هنگام تعریف
برای جلوگیری از خطا هنگام ثبت فروش، موارد زیر را بررسی کنید:
۱. عنوان واضح انتخاب کنید
عنوانی انتخاب کنید که کاربر بتواند با یک نگاه محتوای آن را تشخیص دهد.
۲. تعداد کالاها را دقیق وارد کنید
قبل از ذخیره اطلاعات، تعداد تمام اقلام را کنترل کنید.
۳. موجودی کالاها را بررسی کنید
قبل از فروش تعداد زیاد، موجودی اقلام را کنترل کنید.
۴. واحد کالا را کنترل کنید
اگر کالا چند واحد سنجش دارد، واحد و نسبت تبدیل آن را بررسی کنید.
۵. کالاهای ردیابیدار را با دقت بررسی کنید
برای کالاهای دارای شماره سریال یا بچ، تنظیمات ردیابی را کنترل کنید.
۶. قبل از ویرایش، سوابق فروش را بررسی کنید
اگر قبلاً از یک ترکیب در فاکتورهای فروش استفاده کردهاید، قبل از تغییر اطلاعات آن، اسناد مرتبط را بررسی کنید.
مزیت آن برای حسابداران چیست؟
این قابلیت عملیات تکراری هنگام ثبت فروش را کاهش میدهد.
فرض کنید یک شرکت هر روز چندین فاکتور با ترکیب مشابه صادر میکند. اگر کاربر هر بار تمام کالاها را جداگانه انتخاب کند، زمان زیادی صرف این کار خواهد شد.
با تعریف ترکیب موردنظر، کاربر میتواند اطلاعات فروش را سریعتر وارد کند و زمان بیشتری برای کنترل اسناد و سایر فعالیتهای حسابداری داشته باشد.
این قابلیت در کنار امکانات سیستم مشتریان و فروش سپیدار، مدیریت فروشهای ترکیبی را برای بسیاری از کسبوکارها سادهتر میکند.
سوالات متداول
مسیر تعریف این محصول در سپیدار چیست؟
از مسیر زیر وارد بخش مربوطه شوید:
مشتریان و فروش ← عملیات ← بسته محصول جدید
آیا برای استفاده از این قابلیت به فروش پیشرفته نیاز داریم؟
قابلیت بسته محصول در امکانات فروش پیشرفته سپیدار قرار دارد. بنابراین وضعیت فعال بودن این بخش را در نسخه و تنظیمات نرم افزار خود بررسی کنید.
آیا میتوان چند کالا را در یک بسته قرار داد؟
بله. این قابلیت امکان استفاده از چند کالای موجود در یک ترکیب مشخص را فراهم میکند.
آیا میتوان از این محصول در فاکتور فروش استفاده کرد؟
بله. پس از تعریف ترکیب، هنگام ثبت فاکتور فروش میتوانید آن را انتخاب کنید.
آیا این محصول همان کالای جدید است؟
خیر. کالای جدید یک قلم مستقل در سیستم است، اما این محصول چند کالای موجود را برای فروش ترکیبی کنار یکدیگر قرار میدهد.
جمعبندی
این ویژگی در سپیدار به کسبوکارها کمک میکند فروش چند کالا در قالب یک مجموعه را سریعتر مدیریت کنند.
با استفاده از این قابلیت، میتوانید کالاهای موردنظر را با تعداد مشخص کنار یکدیگر قرار دهید و هنگام ثبت فروش، ترکیب آماده را انتخاب کنید.
این روش برای فروشگاهها، شرکتهای بازرگانی، مجموعههای پخش و کسبوکارهایی که پکهای مناسبتی یا محصولات ترکیبی ارائه میکنند، کاربرد زیادی دارد.
اگر کسبوکار شما بهطور مرتب چند کالای مشخص را کنار یکدیگر میفروشد، استفاده صحیح از این قابلیت میتواند عملیات تکراری را کاهش دهد و سرعت ثبت فروش را افزایش دهد.
برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار حسابداری سپیدار و انتخاب راهکار مناسب برای کسبوکار خود، میتوانید از مشاوره کارشناسان سپید ارقام امین، نماینده رسمی فروش محصولات سپیدار، استفاده کنید.
نظرات کاربران