مقدمه
گزارشهای مالی و مدیریتی یکی از مهمترین ابزارهای تصمیمگیری در هر کسبوکار هستند. ثبت اطلاعات حسابداری زمانی ارزش بیشتری پیدا میکند که بتوان از این اطلاعات، گزارشهای دقیق و کاربردی تهیه کرد.
نرم افزار سپیدار امکانات مختلفی برای گزارشگیری در اختیار کاربران قرار میدهد. از گزارشهای چاپی و مروری گرفته تا گزارشساز، گزارشهای پویا و گزارشهای مدیریتی، هرکدام برای نیاز مشخصی طراحی شدهاند.
در این مقاله با مهمترین انواع گزارشگیری در نرم افزار سپیدار و کاربرد آنها آشنا میشویم.
انواع گزارشگیری در نرم افزار سپیدار
گزارشهای سپیدار را میتوان در چند گروه اصلی بررسی کرد:
- گزارشهای چاپی
- گزارشهای مروری
- گزارشساز
- گزارشهای پویا
- گزارش فعالیتهای روز
- گزارشهای مدیریتی
۱. گزارشهای چاپی
گزارشهای چاپی برای تهیه نسخه چاپی از فرمها و اطلاعات ثبتشده در سیستم استفاده میشوند.
برای مثال میتوان از فاکتور فروش، رسید انبار، رسید دریافت و حواله خروج، گزارش چاپی تهیه کرد.
پس از ثبت فرم، امکان استفاده از گزینه چاپ وجود دارد و کاربر میتواند گزارش موردنظر را چاپ یا ذخیره کند.
قابلیت تنظیم و پیشفرض کردن گزارشهای چاپی، از دیگر امکاناتی است که در این بخش ارائه شده است. بهعنوانمثال میتوان تعیین کرد که یک فرم خاص، همیشه با قالبی مشخص و در چند نسخه چاپ شود.
۲. گزارشهای مروری
گزارشهای مروری برای بررسی مجموعهای از عملیات ثبتشده در یک سیستم کاربرد دارند. این گزارشها معمولاً امکان استفاده از فیلترهای مختلف را فراهم میکنند تا اطلاعات موردنظر در بازه زمانی مشخص نمایش داده شود.
برای مثال، بسته به سیستمهای فعال در سپیدار میتوان گزارشهایی مانند موارد زیر تهیه کرد:
- مرور حسابها
- مرور عملیات بانکی
- مرور فروش
- مرور جامع طرف حساب
- مرور موجودی و گردش کالا
- گزارشهای مرتبط با حقوق و دستمزد
یکی از مزایای گزارشهای مروری، امکان تهیه خروجی و استفاده از اطلاعات برای تحلیلهای بیشتر است.
نمونه گزارش مرور فروش سپیدار را در عکس زیر میبینید:
در عکس زیر نیز گزارش مرور حسابها را میتوانید ببینید:
در عکس زیر نیز خروجی گزارش مرور حسابها را به صورت چاپ چند سطری میبینید:
۳. گزارشساز سپیدار چیست؟
گزارشساز محیطی برای تهیه و مدیریت گزارشهای مختلف در سپیدار است. این بخش به کاربران کمک میکند اطلاعات موردنیاز خود را در قالب گزارشهای کاربردی مشاهده و بررسی کنند.
برخی نمونههای گزارشهای قابل تهیه از این بخش عبارتاند از:
- صورتحساب مشتریان
- بدهکاران و بستانکاران
- اقلام باز فاکتور خرید
- اقلام باز پیشفاکتور
- گردش کالا
- سود و زیان
- ترازنامه
گزارشساز همچنین امکان مدیریت و شخصیسازی برخی گزارشها را متناسب با نیاز کاربران فراهم میکند.
۴. گزارشهای پویا در سپیدار
گزارشهای پویا زمانی کاربرد دارند که کاربر به اطلاعات یا ستونهای خاصی نیاز داشته باشد و بخواهد گزارش را متناسب با نیاز خود تنظیم کند.
در این نوع گزارش میتوان اطلاعات موردنظر را از بخشهای مختلف انتخاب و گزارش سفارشی ایجاد کرد.
برای مثال، اگر بخواهید اطلاعات تکمیلی ثبتشده در فاکتور فروش را در قالب یک گزارش مشاهده کنید، میتوانید از قابلیت گزارش پویا استفاده کنید.
توصیه میکنیم درباره نحوه صدور اعلامیه پرداخت در نرم افزار سپیدار مطالعه کنید.
نحوه تهیه گزارش پویا
بهصورت کلی، برای ایجاد گزارش پویا باید:
- وارد بخش مربوط به گزارشهای پویا شوید.
- سیستم موردنظر را انتخاب کنید.
- فرم موردنظر را مشخص کنید.
- ستونها و اطلاعات موردنیاز را انتخاب کنید.
- برای گزارش عنوان تعیین کرده و آن را ذخیره کنید.
به این ترتیب، گزارش موردنظر بر اساس اطلاعات انتخابشده ایجاد میشود.
۵. گزارش فعالیتهای روز
گزارش فعالیتهای روز برای دسترسی سریع به برخی اطلاعات و عملیات پرکاربرد طراحی شده است.
برای مثال، میتوان از این بخش برای بررسی مواردی مانند:
- کالاهای نیازمند سفارش
- فاکتورهای تحویلنشده
- خروج انبارهای بدون فاکتور
- چکهای پرداختی سررسیدشده
- چکهای دریافتی
- برخی وضعیتهای مربوط به دریافت و پرداخت
استفاده کرد.
این گزارشها به کاربران کمک میکند در زمان کوتاه، دید دقیقی از وضعیت جاری سازمان داشته باشند و اقدامات اصلاحی را بهموقع انجام دهند. درباره نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار بیشتر بخوانید.
گزارشهای مدیریتی سپیدار
گزارشهای مدیریتی با هدف ارائه اطلاعات کاربردی برای مدیران طراحی شدهاند. این گزارشها میتوانند اطلاعات بخشهایی مانند مالی، فروش، انبار و خزانهداری را در اختیار مدیر قرار دهند.
از قابلیتهای سیستم گزارشهای مدیریتی سپیدار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- گزارش به تفکیک سیستم
- مقایسه اطلاعات بین سالهای مالی
- نمایش جدولی و نموداری اطلاعات
- دریافت خروجی اکسل
- شخصیسازی و ذخیره گزارشها
- بررسی عملکرد خرید و فروش
- تحلیل اطلاعات مشتریان و تأمینکنندگان
این قابلیتها به مدیران کمک میکنند اطلاعات مهم کسبوکار را سریعتر بررسی کرده و تصمیمهای دقیقتری بگیرند.
نکات کلیدی برای استفاده بهتر از قابلیت گزارشگیری در سپیدار
خروجی گرفتن از گزارشهای سپیدار
یکی از قابلیتهای کاربردی گزارشها، امکان ذخیره و استفاده از اطلاعات در قالبهای مختلف است.
بسته به نوع گزارش، میتوان اطلاعات را برای چاپ یا استفاده در نرمافزارهایی مانند Excel آماده کرد. این قابلیت به کاربران کمک میکند اطلاعات مالی را برای تحلیل، ارائه یا اشتراکگذاری آماده کنند.
مدیریت دسترسی کاربران به گزارشها
در شرکتهایی که چند کاربر با نرم افزار سپیدار کار میکنند، کنترل سطح دسترسی اهمیت زیادی دارد.
مدیر سیستم میتواند دسترسی کاربران به بخشها و گزارشهای مختلف را متناسب با وظایف آنها تنظیم کند. برای مثال، میتوان دسترسی به برخی گزارشهای مالی یا فروش را برای کاربران محدود کرد.
این قابلیت به حفظ امنیت اطلاعات مالی و جلوگیری از دسترسی غیرضروری کمک میکند.
گزارش سود و زیان و ترازنامه در سپیدار
یکی از کاربردهای مهم گزارشگیری، دسترسی به گزارشهای مالی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه است.
برای تهیه این گزارشها باید اطلاعات مالی شرکت بهدرستی در سیستم ثبت شده باشد. همچنین در صورت استفاده از سیستم انبار، عملیات مربوط به قیمتگذاری اسناد نیز باید بهدرستی انجام شده باشد تا اطلاعات مالی گزارشها قابل اتکا باشند.
در صورتی که حسابهای جدیدی در ساختار حسابها ایجاد شده باشند، ارتباط صحیح آنها با سرفصلهای مربوط نیز اهمیت دارد.
نکات مهم برای گزارشگیری بهتر در سپیدار
برای اینکه گزارشهای تهیهشده اطلاعات دقیقتری در اختیار شما قرار دهند، بهتر است:
- اطلاعات مالی و عملیاتی را بهصورت منظم ثبت کنید.
- قبل از تهیه گزارش، فیلترها و بازه زمانی را بررسی کنید.
- موجودی و اسناد انبار را بهموقع کنترل و قیمتگذاری کنید.
- سطح دسترسی کاربران را متناسب با وظایف آنها تنظیم کنید.
- برای تحلیل مدیریتی، گزارشهای دورهای و مقایسهای تهیه کنید.
- در صورت نیاز، گزارشهای سفارشی و پویا ایجاد کنید.
جمعبندی
گزارشگیری در نرمافزار سپیدار، فراتر از استخراج ساده اطلاعات است. این قابلیتها، ابزارهایی حیاتی برای تحلیل، کنترل و تصمیمگیری به شمار میروند. از گزارشهای مروری و چاپی تا گزارشهای پویا و مدیریتی، همگی به کاربر این امکان را میدهند تا دیدی جامع نسبت به عملکرد حسابداری مالی و عملیاتی سازمان داشته باشد.
چه مدیر مالی باشید، چه حسابدار و چه صاحب کسبوکار، تسلط بر امکانات گزارشگیری سپیدار، شما را در مسیر تصمیمگیریهای دقیق و حرفهای یاری خواهد کرد.
آیا به آموزش و مشاوره در زمینه تهیه گزارشهای خاص در نرمافزار سپیدار نیاز دارید؟ تیم متخصص سپید ارقام امین آماده ارائه خدمات مشاوره و آموزش حرفهای به شماست. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید یا از طریق سایت رسمی اقدام نمایید.
نظرات کاربران